Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest Michał Masłowski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą MICHAŁ MASŁOWSKI EXMOOR SOFTWARE, wpisany do CEIDG, ul. Sosnowa 3, 72-123 Rurzyca, NIP 8561889653, REGON 380880587. W sprawach danych osobowych napisz na office@exmoor.pl.

Ta polityka opisuje, jakie dane przetwarzamy, gdy korzystasz z correct.email bez konta i z kontem, w jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo.

Gdy uruchamiasz sprawdzenie, wpisana domena, selektor lub adres IP trafia do naszego serwera, który wykonuje zapytania DNS. Nie zapisujemy sprawdzanych nazw i adresów ani nie umieszczamy ich w logach. Odpowiedzi DNS przechowujemy w pamięci serwera przez najwyżej kilka minut (wyniki list blokad do 15 minut), aby ograniczyć liczbę zapytań.

Zapytania DNS kierujemy do publicznych serwerów DNS (Cloudflare (1.1.1.1), Google (8.8.8.8), Quad9 (9.9.9.9)) oraz do serwerów DNS sprawdzanej domeny; porównanie odpowiedzi serwerów DNS pyta dodatkowo OpenDNS (Cisco, 208.67.222.222), AdGuard DNS (94.140.14.140). Ich operatorzy otrzymują treść zapytania, czyli sprawdzaną nazwę lub adres IP, i mogą ją przetwarzać — także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym — na zasadach swoich polityk prywatności.

Przy sprawdzaniu list blokad sprawdzany adres IP trafia w zapytaniu DNS do operatorów list wymienionych na stronie narzędzia. Test SMTP łączy się z serwerami poczty sprawdzanej domeny i kończy połączenie, zanim zostanie wysłana jakakolwiek wiadomość.

Analizator nagłówków i walidator składni adresów działają w Twojej przeglądarce — wklejona treść nie jest do nas wysyłana. Opcjonalne sprawdzenie, czy domena odbiera pocztę, wysyła wyłącznie domenę z adresu.

Raport DMARC przesłany do analizy przetwarzamy w pamięci serwera tylko na czas analizy; nie zapisujemy go i nie umieszczamy w logach. Dla adresów IP z raportu wykonujemy zapytania DNS (rekordy PTR), aby pokazać nazwy serwerów.

Podstawa prawna: Twoje dane niezbędne do wykonania sprawdzenia przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie usługi, o którą prosisz). Dane innych osób, które mogą się znaleźć w sprawdzanych nazwach i adresach albo w przesłanym raporcie DMARC (np. adresy IP serwerów pocztowych lub adresy e-mail), przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — naszego prawnie uzasadnionego interesu i interesu użytkowników w diagnozowaniu konfiguracji poczty — i tylko na czas sprawdzenia.

Aby chronić serwis przed nadużyciami, serwer przez kilka minut przechowuje w pamięci liczniki żądań dla adresów IP. Logi techniczne zawierają skrócony adres IP (bez ostatniej części), rodzaj żądania, kod odpowiedzi i czas — bez sprawdzanych domen, adresów e-mail i kluczy. Logi są zapisywane na serwerze w plikach o ograniczonym łącznym rozmiarze (do 50 MB na każdą usługę serwisu) i automatycznie nadpisywane od najstarszych wpisów, więc czas ich przechowywania zależy od ruchu. Nie kopiujemy ich poza serwer i nie obejmują ich kopie zapasowe.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa i ciągłości działania serwisu).

Przy logowaniu podajesz adres e-mail, na który wysyłamy jednorazowy link; pierwsze użycie linku zakłada konto. Przechowujemy adres e-mail, język wiadomości, datę założenia konta i ostatniego logowania, wersję i datę akceptacji regulaminu oraz ustawienie podsumowania tygodniowego. Podanie adresu jest dobrowolne, ale bez niego nie można założyć konta — narzędzia działają bez konta.

Adresu używamy wyłącznie do wysyłania linków do logowania, włączonych przez Ciebie alertów i podsumowań, odpowiedzi na Twoje wiadomości oraz informacji o zmianach regulaminu. Nie wysyłamy newsletterów ani reklam.

Linki do logowania wygasają po 15 minutach, a sesje po 30 dniach. Sesje i klucze API przechowujemy wyłącznie jako skróty kryptograficzne.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa o prowadzenie konta), a w zakresie zapisu akceptacji regulaminu także art. 6 ust. 1 lit. f RODO (wykazanie zawarcia umowy). Dane konta przechowujemy do jego usunięcia.

Dla każdej monitorowanej domeny przechowujemy jej nazwę, kod weryfikacyjny, ustawienia alertów i selektory DKIM oraz wyniki 30 ostatnich sprawdzeń: status, kody uwag i opublikowane rekordy DNS (np. SPF, DMARC, MX), aby pokazać, co się zmieniło. Aby ten sam alert nie przychodził wielokrotnie, przez 30 dni przechowujemy skrót wysłanego alertu.

Zapisane raporty DMARC (adresy IP serwerów, nazwy hostów i domen, liczby wiadomości i wyniki uwierzytelnienia) przechowujemy przez okres podany w koncie — obecnie 90 dni — albo do wcześniejszego usunięcia. W zakresie danych osobowych w raportach i danych monitorowania działamy jako podmiot przetwarzający na rzecz ich administratora — właściciela konta albo organizacji, w imieniu której prowadzi on konto — na podstawie umowy powierzenia (załącznik nr 1 do regulaminu). Zgodnie z regulaminem właściciel konta zapewnia, że może nam te dane powierzyć.

Dla kluczy API przechowujemy nazwę, skrót klucza oraz daty utworzenia i ostatniego użycia, a po zmianie klucza — skrót poprzedniego klucza do końca okresu przejściowego. Dzienną liczbę sprawdzeń przez API, łącznie oraz dla każdego klucza i rodzaju sprawdzenia, przechowujemy przez 40 dni.

Konto usuniesz w każdej chwili na stronie konta. Usunięcie od razu kasuje dane konta, domen, raportów i kluczy; kopie zapasowe bazy danych są usuwane w ramach ich rotacji, najpóźniej po 30 dniach. Przed usunięciem konta możesz poprosić na office@exmoor.pl o kopię tych danych w formacie JSON — prześlemy ją w ciągu 14 dni.

W pamięci przeglądarki (localStorage) zapisujemy wybrany motyw kolorystyczny i język przykładów kodu w dokumentacji API, a jeśli używamy narzędzia analitycznego wymagającego zgody — także Twoją decyzję w tej sprawie. Te informacje są potrzebne do działania funkcji, z których korzystasz, nie są wysyłane do nas i nie wymagają zgody.

Konto korzysta z dwóch niezbędnych plików cookie: __Host-ce_session (sesja logowania, do 30 dni) i __Host-ce_login (łączy link do logowania z przeglądarką, która o niego poprosiła; 15 minut). Domena dodawana przyciskiem „Monitoruj” przy wyniku sprawdzenia jest do czasu dodania zapisana w pamięci bieżącej karty (sessionStorage).

Nie korzystamy z zewnętrznych narzędzi analitycznych.

Przeglądarka mierzy szybkość ładowania i reagowania strony (Core Web Vitals) i wysyła do naszego serwera wyłącznie nazwę pomiaru, jego wartość i ocenę oraz rodzaj strony (np. „poradnik”) — bez adresu strony, plików cookie i identyfikatorów. Kliknięcia w odnośniki do Exmoor Software zgłaszamy w ten sam sposób, podając tylko miejsce odnośnika na stronie. Wyniki przechowujemy jako zbiorcze liczniki, których nie łączymy z żadną osobą ani urządzeniem; samo żądanie trafia do logów technicznych opisanych wyżej.

Jeśli do nas napiszesz, przetwarzamy Twój adres e-mail i treść wiadomości, aby odpowiedzieć i załatwić sprawę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — przez czas potrzebny do jej załatwienia, a w sprawach reklamacji i roszczeń do upływu okresu przedawnienia.

Dane przetwarza w naszym imieniu, na podstawie umowy powierzenia, OVH Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, KRS 0000220286), z grupy OVHcloud: na jego serwerze w centrum danych w Unii Europejskiej działa serwis i baza danych, a jego serwer poczty wysyła nasze wiadomości (linki do logowania, alerty i podsumowania). Zgodnie z tą umową spółki z grupy OVHcloud w Wielkiej Brytanii i w Kanadzie mogą zdalnie przetwarzać dane, gdy jest to niezbędne do świadczenia usług (np. utrzymanie i bezpieczeństwo). Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony danych (art. 45 RODO) w Wielkiej Brytanii oraz w Kanadzie — w przypadku Kanady w odniesieniu do organizacji prowadzących działalność komercyjną, takich jak spółka OVHcloud. Poza tym nie przekazujemy danych konta poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Operatorzy serwerów DNS i list blokad otrzymują treść zapytań, jak opisano wyżej. Dane możemy też udostępnić organom publicznym, jeśli wymagają tego przepisy prawa.

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Jeśli przetwarzamy dane na podstawie zgody (np. na statystyki), możesz ją w każdej chwili wycofać; nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Aby skorzystać z praw, napisz na office@exmoor.pl — odpowiemy w ciągu miesiąca. Jeśli nie masz konta, zwykle nie przechowujemy danych, które Cię identyfikują.

Jeśli masz konto, swoje dane zobaczysz na stronie konta i możesz je tam samodzielnie zmienić lub usunąć.

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne, i nie profilujemy użytkowników. Automatyczne limity zapytań chronią serwis i nie są takimi decyzjami.

Możesz też wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).