Wymagania Gmaila, Yahoo i Outlook.com dla nadawców

Gmail i Yahoo zaczęły egzekwować wymagania wobec nadawców w lutym 2024 roku, a Outlook.com dołączył w maju 2025 roku w odniesieniu do nadawców wysyłających dużo poczty. Listy wymagań w dużej mierze się pokrywają, ale nie całkowicie. To, kto jest nadawcą masowym, jaki odsetek zgłoszeń spamu jest dopuszczalny i czy wystarczy wypisanie przez mailto:, każdy dostawca określa po swojemu. Ta lista zestawia ich wymagania obok siebie, z progami podanymi tak, jak formułują je sami dostawcy.

Zasady dotyczą poczty wysyłanej do prywatnych skrzynek: osobistych kont Gmail (Google zaznacza, że jego wytyczne nie obejmują poczty kierowanej do kont Google Workspace), Yahoo Mail oraz Outlook.com, który obsługuje adresy outlook.com, hotmail.com i live.com.

Kto jest nadawcą masowym

• Gmail: każdy, kto w ciągu 24 godzin wysyła blisko 5000 wiadomości lub więcej na osobiste konta Gmail. Liczy się cała poczta z tej samej domeny głównej, więc example.com i news.example.com się sumują. Kto raz osiągnął ten poziom, pozostaje dla Google nadawcą masowym na stałe.
• Yahoo: nadawca, który wysyła „znaczną ilość poczty”. Yahoo celowo nie podaje progu i ocenia nadawców na poziomie domeny uwierzytelnionej albo domeny z nagłówka From.
• Outlook.com: domeny, które wysyłają ponad 5000 wiadomości dziennie na adresy Outlook.com.

Jeśli wysyłasz newslettery, mailingi marketingowe albo powiadomienia do listy o realnej wielkości, przyjmij, że zasady dla nadawców masowych Cię dotyczą. Poniżej progów to i tak rozsądne minimum.

Lista w skrócie

Wymaganie	Gmail	Yahoo	Outlook.com
SPF i DKIM	SPF lub DKIM dla wszystkich; oba dla nadawców masowych	SPF lub DKIM dla wszystkich; oba dla masowych	SPF i DKIM muszą dawać wynik pass
DMARC	Masowi: rekord DMARC; p=none wystarczy	Masowi: poprawna polityka, co najmniej p=none; DMARC musi dawać pass	Co najmniej p=none
Zgodność domen	Masowi: domena From zgodna z SPF lub DKIM	Masowi: zgodna z SPF lub DKIM; tryb relaxed wystarczy	Zgodna z SPF lub DKIM, najlepiej z obydwoma
Wypisanie jednym kliknięciem	Masowi: wymagane w poczcie marketingowej i subskrypcyjnej	Masowi: wymagane w poczcie marketingowej i subskrypcyjnej	Zalecane: działający, widoczny link do wypisania
Realizacja wypisań	Zalecana w ciągu 48 godzin	W ciągu 2 dni	Nie określono
Odsetek spamu	Poniżej 0,3% w Postmaster Tools; cel: poniżej 0,1%	Poniżej 0,3%	Brak opublikowanego progu
DNS w przód i odwrotny	Wszyscy nadawcy	Wszyscy nadawcy	Wszyscy nadawcy: poprawny odwrotny DNS
TLS	Wszyscy nadawcy	Nie wymieniono	Nie wymieniono
Format wiadomości	RFC 5322	RFC 5321 i RFC 5322	Wszyscy nadawcy: standardy poczty internetowej

„Nie wymieniono” znaczy, że strony z wymaganiami danego dostawcy o tym nie mówią, a nie że dostawca to ignoruje. Kolumna Outlook.com opisuje wymagania dla dużych nadawców, chyba że zaznaczono inaczej.

1. SPF i DKIM

W Gmailu i Yahoo każdy nadawca potrzebuje co najmniej jednej działającej metody uwierzytelniania, a nadawcy masowi — obu. Według wymagań Microsoftu dla dużych nadawców SPF musi dawać wynik pass dla domeny nadawczej i DKIM również musi dawać pass.

• SPF musi obejmować każdą usługę, która wysyła z Twoją domeną nadawcy z koperty (domeną odbić). Sprawdzisz go, łącznie z limitem 10 zapytań DNS, narzędziem Sprawdzanie SPF.
• DKIM: wiadomości powinny być podpisywane Twoją własną domeną, a nie tylko domeną usługi. Google wymaga dla osobistych kont Gmail klucza o długości co najmniej 1024 bitów i zaleca 2048; Yahoo również oczekuje co najmniej 1024 bitów. Sprawdzanie DKIM pokazuje typ i długość klucza. Do sprawdzenia potrzebny jest selektor: to wartość s= w nagłówku DKIM-Signature wysłanej przez Ciebie wiadomości.

2. DMARC ze zgodnością domen

Wszyscy trzej dostawcy akceptują politykę monitorującą:

_dmarc.example.com.  3600  IN  TXT  "v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc-reports@example.com"

Yahoo zdecydowanie zaleca tag rua, żeby w trakcie wdrażania dostawać raporty. Samo opublikowanie rekordu to jednak nie wszystko: wiadomości muszą przechodzić DMARC, czyli domena z nagłówka From musi być zgodna z domeną, dla której SPF albo DKIM dały wynik pass.

U wszystkich trzech dostawców wystarczy jedna zgodna metoda. Google i Microsoft zalecają zgodność obu, a Google pisze, że zgodność z SPF i z DKIM prawdopodobnie stanie się w przyszłości wymogiem. Google nie wymaga zgodności domen dla poczty przekazywanej dalej ani dla wiadomości z list dyskusyjnych.

Najczęstszy problem to usługa wysyłkowa, która przechodzi SPF i DKIM dla własnej domeny. Włącz w niej podpis DKIM Twoją domeną (często nazywany uwierzytelnieniem domeny). Całe wdrożenie opisują poradniki o zgodności domen w DMARC i konfiguracji DMARC.

3. Wypisanie jednym kliknięciem w poczcie marketingowej

Gmail i Yahoo wymagają od nadawców masowych obsługi wypisania jednym kliknięciem (RFC 8058) w wiadomościach marketingowych i subskrypcyjnych. Obaj dostawcy wyłączają z tego wymogu wiadomości transakcyjne, takie jak reset hasła czy potwierdzenie zamówienia.

List-Unsubscribe: <https://example.com/unsubscribe/7f3c9a1e2b>, <mailto:unsubscribe@example.com?subject=unsubscribe-7f3c9a1e2b>
List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click

Szczegóły się różnią:

• Gmail uznaje tylko nagłówki z RFC 8058 z adresem HTTPS. Link mailto: ani link w treści nie spełniają jego wymogu, choć Gmail nadal obsługuje mailto:.
• Yahoo zdecydowanie zaleca metodę POST z RFC 8058 i akceptuje mailto:.
• Obaj dostawcy oczekują też wyraźnie widocznego linku do wypisania w treści wiadomości. Może on prowadzić do strony z ustawieniami subskrypcji.
• Czas realizacji: Yahoo wymaga uwzględnienia wypisania w ciągu 2 dni; Google zaleca 48 godzin.

Adres HTTPS razem z List-Unsubscribe-Post spełnia wymagania obu dostawców. RFC 8058 wymaga ponadto podpisu DKIM, który obejmuje oba nagłówki. Szczegóły implementacji znajdziesz w poradniku o wypisaniu jednym kliknięciem.

Microsoft wymienia wśród zaleceń dla dużych nadawców „działający link do wypisania”: łatwy do znalezienia i niezawodny po kliknięciu.

4. Niski odsetek zgłoszeń spamu

• Gmail: utrzymuj odsetek spamu raportowany w Postmaster Tools poniżej 0,3% — to dotyczy wszystkich nadawców. Google idzie dalej i zaleca, by trzymać się poniżej 0,1% i nigdy nie dopuścić do 0,3%. Nadawcy masowi z wynikiem powyżej 0,3% tracą możliwość korzystania z działań naprawczych Google (mitigation) i odzyskują ją, gdy odsetek utrzyma się poniżej 0,3% przez 7 kolejnych dni. Wskaźniki są liczone codziennie.
• Yahoo: utrzymuj odsetek spamu poniżej 0,3%. Yahoo liczy go na podstawie poczty dostarczonej do skrzynki odbiorczej, więc wynik może się różnić od Twoich wyliczeń. Program Complaint Feedback Loop przesyła kopie zgłoszeń dla Twoich domen DKIM.
• Outlook.com: wymagania Microsoftu nie podają progu. SNDS udostępnia dane o Twoich adresach IP nadawczych.

0,3% to trzy zgłoszenia na tysiąc wiadomości. Zgłaszają zwykle osoby, które nie pamiętają, że się zapisały, albo nie mogą znaleźć linku do wypisania — więcej w poradniku Dlaczego maile trafiają do spamu.

5. Poprawny DNS w przód i odwrotny DNS

Każdy adres IP, z którego wysyłasz pocztę, potrzebuje rekordu PTR, a nazwa w nim musi rozwiązywać się z powrotem na ten sam adres. Gmail i Yahoo wymagają tego od wszystkich nadawców; zasady Microsoftu mówią, że serwery poczty muszą mieć poprawne rekordy odwrotnego DNS. Yahoo dodaje, że nazwa w PTR powinna być znacząca i nie wyglądać jak adres przydzielany dynamicznie.

25.113.0.203.in-addr.arpa.  3600  IN  PTR  mail.example.com.
mail.example.com.           3600  IN  A    203.0.113.25

Rekord PTR ustawia ten, kto zarządza adresem IP — dostawca hostingu albo usługa wysyłkowa — a nie Ty w strefie swojej domeny. Oba kierunki sprawdzisz narzędziem Odwrotny DNS (PTR); szczegóły w poradniku o odwrotnym DNS serwera poczty.

6. TLS

Gmail wymaga od wszystkich nadawców przesyłania poczty połączeniem TLS. Strony z wymaganiami Yahoo i Microsoftu nie wymieniają TLS, ale spełnienie tego warunku nic nie kosztuje. Usługi wysyłkowe robią to za Ciebie; jeśli masz własny serwer, upewnij się, że używa STARTTLS, gdy serwer odbiorcy to oferuje.

Potwierdzenie znajdziesz w nagłówkach Received dostarczonej wiadomości. Analizator nagłówków e-mail oznacza każdy etap trasy jako szyfrowany lub nie, o ile serwer odbierający to zapisał.

7. Format wiadomości i tożsamość nadawcy

• Formatuj wiadomości zgodnie z RFC 5322 (Gmail) i przestrzegaj RFC 5321 oraz RFC 5322 (Yahoo). W praktyce: dokładnie jeden nagłówek From, nagłówek Date i poprawny Message-ID, żadnych zdublowanych nagłówków. Wiadomości z częścią takich błędów Gmail od razu odrzuca.
• Nie wpisuj adresu @gmail.com w nagłówek From wiadomości, która nie jest wysyłana przez Gmaila — Google traktuje to jako podszywanie się.
• Microsoft zaleca, by adres From lub Reply-To był prawdziwy, odpowiadał rzeczywistej domenie nadawczej i mógł odbierać odpowiedzi.

Co grozi za niespełnienie wymagań

• Gmail: od listopada 2025 roku Google zaostrza egzekwowanie. Wiadomości niespełniające wymagań mogą zostać odrzucone tymczasowo (4.7.x) lub trwale (5.7.x) albo trafić do spamu. Brak rekordu DMARC, odsetek spamu powyżej 0,3%, brak wypisania jednym kliknięciem lub nieuwzględnianie wypisań w ciągu 48 godzin odbierają prawo do wsparcia w sprawach dostarczalności i do działań naprawczych.
• Yahoo: egzekwowanie ruszyło w lutym 2024 roku i było wprowadzane stopniowo. Poczta niespełniająca wymagań może zostać odroczona (4xx), trafić do spamu albo zostać odrzucona (5xx); Yahoo odracza też pocztę z domen z wysokim odsetkiem zgłoszeń.
• Outlook.com: według zasad opublikowanych przez Microsoft poczta od dużych nadawców, którzy nie spełniają wymagań, trafia do folderu wiadomości-śmieci, a jeśli problemy się utrzymują, może zostać odrzucona z komunikatem:

550; 5.7.515 Access denied, sending domain [SendingDomain] does not meet the required authentication level.

Aktualizacja ogłoszenia Microsoftu z kwietnia 2025 roku opisuje odrzucanie takich wiadomości właśnie z tym kodem. Tak czy inaczej rozwiązaniem jest uwierzytelnianie. Co oznaczają poszczególne kody i jak czytać odbicia — w poradniku o kodach odrzuceń poczty.

Sprawdź swoją konfigurację

1. Wyślij prawdziwą wiadomość marketingową do swoich skrzynek w Gmailu i Outlook.com, a jej nagłówki wklej do analizatora nagłówków e-mail. Szukasz spf=pass, dkim=pass i dmarc=pass, zgodnej domeny From, TLS na etapach trasy oraz nagłówków wypisania jednym kliknięciem — z list-unsubscribe i list-unsubscribe-post wśród nagłówków podpisanych przez DKIM.
2. Uruchom sprawdzanie DMARC dla domeny z nagłówka From.
3. Sprawdź SPF i DKIM.
4. Sprawdź każdy adres IP nadawczy narzędziem Odwrotny DNS (PTR).
5. Obserwuj dane samych dostawców: panel stanu zgodności (Compliance status) i odsetek spamu w Google Postmaster Tools, Complaint Feedback Loop w Yahoo oraz Microsoft SNDS.

Dostawcy co jakiś czas zmieniają te zasady. Wiążące są strony wymienione w źródłach — zajrzyj do nich, gdy coś przestanie działać.